Problem
Aktuell führt die kurzfristige Erkrankung von Mitarbeitern zu einer hohen Belastung der Planer, die viel Zeit mit Telefonaten verbringen, um Ersatz zu finden. Der Prozess der Dienst- und Ferienplanung ist ebenfalls sehr zeitaufwändig und ineffizient, da er auf analogen Methoden wie Post-it-Notizen basiert.
Der aktuelle Ablauf sieht folgendermassen aus:
- Arbeitspläne des Folgemonats werden leer an eine Wand geheftet.
- Mitarbeiter tragen ihre gewünschten freien Tage mittels Post-it-Notizen ein.
- Die Notizen werden in Taso übertragen und daraus wird der Arbeitsplan erstellt.
- Für Urlaubsanträge nutzen Mitarbeiter Zettel oder Post-it-Notizen, die sie ihrem Vorge setzten zur Prüfung und Freigabe vorlegen.
Lösung
Um die oben genannten Probleme zu lösen, wird die Einführung einer ganzheitlichen Lösung in Form einer App vorgeschlagen. Die wesentlichen Komponenten dieser Lösung umfassen:
Die Gesamtzeit muss zunächst in der App konfiguriert werden. Die Arbeitszeiten werden automatisch von einer KI erfasst und angezeigt. Überstunden oder Minusstunden können direkt in der App angepasst werden. Die App berechnet die Gesamtzeit pro Monat für den Mitarbeiter und fügt die Wunschtage automatisch hinzu.
– Mitarbeiter können ihre Wünsche für freie Tage und Ferienanträge direkt in der App hinterlegen.
– Diese Anträge werden automatisch an den Pla ner oder die Stationsleitung gesendet und dort digital verwaltet, d.h. freigeben oder abgelehnt.
Es wird ein Vertretungspool eingeführt, in dem sich Mitarbeiter an ihren freien Tagen zur Verfügung stellen können, ähnlich einem Pikettdienst. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Wunschschichten und verfügbaren Tage anzugeben. Ein Belohnungssystem belohnt Mitarbeiter, die eine Vertretung übernehmen: Jeder geleistete Vertretungstag erhöht die Anzahl der Wunschfreitage. Normalerweise sind zwei Freiwunschtage fest eingeplant. Durch den Vertretungspool erhalten Mitarbeiter zusätzlich einen Freiwunschtag, den sie nach eigenem Ermessen nutzen können.
Krankmeldungen werden weiterhin telefonisch beim Vorgesetzten gemeldet. Der Vorgesetzte oder Planer erfasst die Krankmeldung umgehend im System. Eine KI zieht automatisch Namen aus dem Vertretungspool und bietet sofort mögliche Vertretungsoptionen an.